Ada puluhan aplikasi catatan di luar sana, dan semuanya mengklaim paling mudah dipakai. Cara memilih aplikasi catatan untuk pemula sebaiknya dimulai dari kebiasaan mencatat harian Anda, bukan dari daftar fitur terpanjang. Empat kelompok aplikasi catatan yang paling umum dipakai pemula dibahas di bawah ini beserta konsekuensi masing-masing.
Kenali dulu kebiasaan mencatat Anda
Sebelum membuka halaman unduhan, jawab tiga pertanyaan berikut. Jawabannya menentukan aplikasi mana yang akan bertahan lama di perangkat Anda.
- Apa yang paling sering Anda catat? To-do list, ringkasan bacaan, ide mendadak, atau catatan kuliah dan rapat?
- Di mana Anda mencatat? Hanya di laptop, hanya di ponsel, atau berpindah-pindah antara keduanya?
- Apakah catatan perlu dibagikan? Ke rekan kerja, teman kelompok, atau cukup untuk diri sendiri?
Aplikasi yang bagus untuk catatan panjang berbasis teks belum tentu nyaman untuk mencatat ide sekilas di ponsel. Sebaliknya, aplikasi yang cepat untuk menangkap ide sering kewalahan saat dipakai menulis dokumen panjang.
Empat jenis aplikasi catatan dan siapa yang cocok memakainya
1. Aplikasi teks terstruktur
Contoh dari kelompok ini adalah aplikasi yang menyimpan catatan sebagai file teks dengan format penanda seperti Markdown, lalu menampilkannya dalam bentuk rapi. Catatan disimpan sebagai file biasa, jadi Anda bisa membukanya dengan editor teks apa pun dan tidak bergantung pada satu aplikasi saja.
Kelompok ini cocok untuk Anda yang menulis catatan panjang, suka mengatur catatan dalam banyak folder, dan ingin file tetap bisa diakses bertahun-tahun kemudian. Kekurangannya, menulis dengan penanda format butuh waktu menyesuaikan diri, terutama jika Anda terbiasa menekan tombol tebal dan miring.
2. Aplikasi blok dan papan tulis
Aplikasi blok menyusun catatan dari potongan-potongan kecil yang bisa dipindah, disusun ulang, atau diubah menjadi daftar tugas. Sebagian menambahkan tampilan papan tulis untuk menyusun kartu catatan secara visual.
Struktur seperti ini memudahkan Anda menyusun catatan proyek, daftar bacaan, atau rencana konten. Anda bisa memindahkan satu paragraf tanpa harus memotong dan menempel manual. Namun, saat catatan sudah ratusan, pencarian dan pengelompokan jadi lebih rumit dibanding aplikasi berbasis folder.
3. Aplikasi tulis tangan digital
Jika Anda memakai tablet dengan pena, aplikasi tulis tangan menyimpan coretan, diagram, dan sketsa. Beberapa di antaranya bisa mengubah tulisan tangan menjadi teks, meski hasilnya belum selalu rapi untuk tulisan yang cepat.
Kelompok ini berguna untuk mahasiswa yang menggambar diagram di kelas atau siapa pun yang berpikir lebih lancar sambil menulis tangan. Perhatikan dukungan perangkat, karena tidak semua tablet dan pena kompatibel dengan semua aplikasi.
4. Aplikasi serba bisa
Aplikasi serba bisa menggabungkan catatan, basis data, kalender, dan manajemen tugas dalam satu tempat. Cocok untuk Anda yang ingin semua hal ada di satu aplikasi dan tidak keberatan mempelajari sistemnya lebih lama.
Risikonya, semakin banyak fitur, semakin besar godaan untuk menghabiskan waktu menata sistem ketimbang menulis catatan itu sendiri. Untuk pemula, mulailah dari satu atau dua fitur inti, lalu tambah fitur lain setelah kebiasaan mencatat terbentuk.
Lima hal yang paling menentukan kenyamanan jangka panjang
Fitur yang terlihat mengesankan di iklan belum tentu Anda pakai setiap hari. Berikut lima hal yang paling terasa pengaruhnya setelah dipakai berminggu-minggu.
- Kecepatan membuka catatan baru. Aplikasi yang butuh beberapa detik untuk membuka catatan baru akan membuat Anda malas mencatat ide yang muncul tiba-tiba.
- Kualitas pencarian. Pastikan pencarian menjangkau isi catatan, bukan hanya judul. Coba uji dengan kata yang Anda ingat ada di tengah catatan.
- Sinkronisasi antarperangkat. Jika Anda mencatat di ponsel dan membaca di laptop, sinkronisasi menjadi syarat wajib. Perhatikan apakah sinkronisasi berjalan otomatis atau perlu menekan tombol.
- Ekspor dan cadangan. Cek apakah Anda bisa mengekspor seluruh catatan ke format umum seperti teks, Markdown, atau PDF. Kemampuan ekspor menentukan seberapa mudah Anda pindah aplikasi nanti.
- Dukungan luring. Aplikasi yang tetap bisa dibuka tanpa internet membantu saat Anda berada di tempat dengan sinyal lemah.
Prioritas tiap orang berbeda. Jika Anda sering rapat, kecepatan mencatat dan pencarian yang baik lebih penting daripada fitur kolaborasi yang jarang dipakai. Kebiasaan mencatat rapat juga perlu ditata agar hasilnya tidak menumpuk tanpa pernah dibaca, seperti dibahas di cara menyusun catatan rapat efektif.
Membandingkan empat aplikasi populer secara singkat
Tabel berikut membandingkan kelebihan dan kekurangan umum dari tiap kelompok aplikasi. Nama merek sengaja tidak disebut karena versi dan harga berubah dari waktu ke waktu.
| Jenis aplikasi | Kelebihan utama | Kekurangan utama | Cocok untuk |
|---|---|---|---|
| Teks terstruktur | File bisa dibuka di mana saja, ringan | Perlu belajar format penanda | Penulis catatan panjang |
| Blok dan papan tulis | Fleksibel menyusun ulang isi | Bisa terasa berantakan saat catatan menumpuk | Manajemen proyek pribadi |
| Tulis tangan digital | Bebas menggambar diagram | Perlu perangkat dan pena khusus | Mahasiswa dan perancang |
| Serba bisa | Semua fitur di satu tempat | Kurva belajar lebih panjang | Pengguna yang ingin satu aplikasi untuk segalanya |
Anda bisa memakai lebih dari satu aplikasi, misalnya satu untuk catatan panjang dan satu lagi untuk menangkap ide cepat. Namun, membagi catatan ke banyak aplikasi membuat pencarian kembali lebih sulit. Untuk pemula, satu aplikasi utama dengan satu aplikasi cadangan biasanya sudah cukup.
Soal biaya: kapan versi gratis cukup, kapan perlu berbayar
Hampir semua aplikasi catatan punya versi gratis. Versi gratis biasanya membatasi jumlah perangkat yang bisa disinkronkan, kapasitas unggahan, atau fitur kolaborasi.
Versi gratis cukup jika Anda mencatat untuk diri sendiri di satu atau dua perangkat dan jarang mengunggah file besar. Versi berbayar mulai masuk akal ketika Anda butuh sinkronisasi di banyak perangkat, riwayat versi catatan, atau berbagi folder dengan orang lain.
Sebelum berlangganan, uji versi gratis selama beberapa minggu. Catat fitur mana yang benar-benar Anda butuhkan dan mana yang hanya terlihat menarik. Cara ini menghindari berlangganan aplikasi yang akhirnya jarang dibuka.
Perhatikan juga model pembayarannya. Sebagian aplikasi menjual lisensi sekali bayar, sebagian lagi berlangganan bulanan atau tahunan. Lisensi sekali bayar terasa lebih murah dalam jangka panjang, tetapi fitur barunya biasanya terbatas. Langganan memberi pembaruan berkelanjutan dengan biaya yang terus berjalan.
Kesalahan umum pemula saat memilih aplikasi catatan
Beberapa kesalahan berikut sering terjadi dan membuat orang berpindah aplikasi berkali-kali tanpa pernah punya arsip catatan yang utuh.
- Memilih aplikasi karena tampilannya menarik, lalu berhenti memakainya setelah seminggu.
- Memindahkan seluruh catatan ke aplikasi baru setiap kali ada aplikasi yang sedang populer.
- Menata folder dan label berlebihan sebelum ada isi catatan yang perlu ditata.
- Tidak pernah mengekspor cadangan, sehingga kehilangan catatan saat akun bermasalah.
- Memakai empat aplikasi sekaligus untuk hal yang mirip, lalu bingung mencari catatan lama.
Aturan praktisnya, pilih satu aplikasi, pakai minimal satu bulan, lalu evaluasi. Jika dalam sebulan Anda masih sering membukanya dan menemukan catatan lama dengan mudah, aplikasi itu sudah tepat.
Urutan mencoba aplikasi catatan baru
Berikut langkah singkat yang bisa Anda ikuti minggu ini.
- Tuliskan tiga jenis catatan yang paling sering Anda buat.
- Pilih dua aplikasi dari kelompok yang paling sesuai dengan kebiasaan itu.
- Pindahkan sepuluh catatan terakhir Anda ke masing-masing aplikasi.
- Pakai keduanya selama satu minggu, lalu bandingkan mana yang lebih cepat dibuka dan lebih mudah dicari.
- Hentikan langganan atau hapus salah satunya, dan lanjutkan dengan yang tersisa.
Membandingkan dua pilihan sekaligus lebih efektif daripada mengunduh lima aplikasi dan tidak memakai satu pun secara serius.
Ringkasan
Cara memilih aplikasi catatan untuk pemula dimulai dari kebiasaan mencatat, bukan dari daftar fitur. Tentukan jenis catatan yang paling sering Anda buat, sesuaikan dengan kelompok aplikasi yang tepat, lalu uji satu atau dua pilihan selama beberapa minggu. Kecepatan membuka catatan, kualitas pencarian, dan kemampuan ekspor lebih menentukan kenyamanan jangka panjang dibanding fitur yang jarang dipakai.
Pertanyaan yang Sering Diajukan
Apakah perlu memakai aplikasi catatan berbayar sejak awal?
Tidak. Versi gratis dari sebagian besar aplikasi sudah cukup untuk mencatat sendiri di satu atau dua perangkat. Berlanggananlah setelah Anda tahu fitur mana yang benar-benar dipakai setiap hari.
Bagaimana kalau catatan saya sudah tersebar di banyak aplikasi?
Pilih satu aplikasi sebagai tempat utama, lalu pindahkan catatan lama secara bertahap, misalnya sepuluh catatan per minggu. Ekspor catatan lama ke format teks agar bisa dibuka di aplikasi mana pun.
Apakah aplikasi catatan di ponsel dan komputer harus sama?
Idealnya sama agar sinkronisasi berjalan otomatis. Jika terpaksa berbeda, pastikan keduanya bisa mengekspor catatan ke format umum, sehingga Anda tetap punya salinan yang bisa dibuka di perangkat lain.
